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2008年10月30日(木)アドレス帳をつくろう!

  • 簡易ウェブデータベース「テーブルメーカー」はもともと小規模な会員名簿ツールとして開発されたこともあり、アドレス帳や名簿に役立つ機能がたくさん搭載されています。

  • (2008年10月30日(木) 午後10時39分4秒 更新)
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テーブルメーカーの先祖は会員名簿ツールでした

汎用性の高いウェブデータベース「テーブルメーカー」の元となったツールは、ある団体の会員名簿として開発されました。その特長は「テーブルメーカー」にも引き継がれ、「テーブルメーカー」にはアドレス帳や会員名簿として使用するのに便利な機能があらかじめ用意されています。

なお、ビデオツアー第8回「アドレス帳をつくろう」でも、アドレス帳の作り方を解説していますので、こちらもぜひご覧ください。

「テーブルメーカー」では、各種機能・データへのアクセスを細かく制御できます。この例では、データの閲覧は誰にでもできますが、非公開データの閲覧については登録ユーザーのみに制限されています。

どの項目を非公開とするかは、「入力フィールド設定」で設定します。さらに入力画面以外で公開されない「隠す」オプションもついています。

たとえば、こんな使い方はどうでしょう。「メールアドレス」フィールドを「隠す」ことにし、「問い合わせボタン」フィールドの詳細設定で送信先に「メールアドレス」フィールドを指定します。こうすると、メールアドレスを誰にも公開することなく、メールを送信できるようになります。

上図の例ではメールアドレス(非公開)を閲覧できないユーザーでも、メールフォーム(一般公開)から、メールを送信できるようになっています。

また、「テーブルメーカー」には、Outlook や MacOS X のアドレスブックに読み込める vCard 形式でデータを書き出す「vCard ダウンロード」フィールドも用意されています。

アイコンをクリックすると表示しているレコードを vCard として書き出します。

「ページレイアウト」設定の「共通部品設定」で「データダウンロードボタン」を「表示」するよう設定すれば、複数のレコードをまとめて vCard 形式に書き出すことができます。

vCard 形式の書き出しに対応する場合は、オプションにチェックを入れます。

CSV形式・タブ区切りテキスト形式での一括ダウンロードもできます。

メールアドレスが登録されたレコードに、メールを一斉配信する機能も用意されています。ただ、サーバによっては一斉配信数に制限がある場合があります。一斉配信できるメールの数は100件程度までとお考えください。

小規模な団体の名簿で、回覧板替わりの告知メールとして使うと便利です。

もちろん、CMONOS.JP ならではのカスタム・フィールド機能は、「テーブルメーカー」でも活躍します。ぜひ、必要なフィールドだけを自由に組み合わせて、目的に最適のアドレス帳をつくってみてください。

ただし、「テーブルメーカー」が扱えるレコード数は、数百件〜数千件程度までですので、大規模なウェブデータベースの構築には向きません。ご注意ください。

次回も引き続き「テーブルメーカー」を取り上げる予定です。「テーブルメーカー」の別の使い方をご紹介します。

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